На незаметных мелочах управляющая компания теряет до 15% прибыли в год и работает в 3 раза медленнее.
В.В. Распопов, руководитель департамента автоматизации ЖКХ компании «Контек-Софт»:
Факты, собранные мною в своей новой статье, могут поменять ваше представление о, казалось бы, самой обыденной деятельности предприятия ЖКХ. Все мы сталкиваемся с учетом затрат и чаще уверены, что идеально разбираемся в нем. Однако за время работы в этой области мне удалось проникнуть в нее более детально и обнаружить вещи, не всегда очевидные с первого взгляда…
Разрабатывая методологию для дальнейшей автоматизации предприятий ЖКХ, мы обратили внимание на то, что сегодня в большинстве из них не учтены некоторые виды затрат, а также отсутствует взаимосвязь между бухгалтерской, производственной и экономической службой. С точки зрения общего результата, никаких подозрений это не вызвало, пока дело не дошло до анализа конкретных бизнес-процессов. А их в нашей отрасли довольно немало.
Тогда мы обнаружили, что именно эти причины чаще других приводят к повышению трудозатрат и, как следствие, к финансовым потерям компании. Но что самое удивительное – многие управляющие организации даже не догадывались, что они тратят гораздо больше, чем им кажется.
Приведу простой пример. Вам необходимо отремонтировать фундамент – что в этот момент происходит с затратами? Первоначально вы согласовываете с населением стоимость материалов, затраты на которые попадают на баланс дома, но это еще не все! Поскольку во всей этой связки остается неучтенной цена работы сотрудников, которые проводили предварительный осмотр фундамента. Это так называемая предпроектная работа, которая с одной стороны, не входит в общий перечень задач, однако имеет стоимость. Именно эти деньги вы платите из собственного кармана, если официально их не тарифицировали.
«Постойте, — скажете вы, — стоимость этих работ можно включить в косвенные затраты!» И будет правы. Однако согласитесь, что при таком подходе, какая бы методика расчетов не использовалась, итоговая сумма всегда будет примерной. А главное – вызовет много вопросов у населения, перед которыми любая УК обязана отчитываться согласно Жилищному кодексу РФ. И это речь всего об одном осмотре, а если их много – как, например, в осенний и весенний периоды? На этих работах, как правило, занято множество человек – все они ходят по крышам и подвалам, смотрят подъезды, однако уверены ли вы, что такое штат рентабелен для данного вида деятельности?
Мне стало интересно, и мы посчитали — на таких, вроде бы, мелочах каждая управляющая компания в год теряет до 15% от своей общей прибыли! И для того, чтобы избежать этого, ей даже не нужно вводить почасовые ставки, достаточно просто установить расценки на ранее не тарифицированные виды работ, вести учет рабочего времени и планировать работы по единым статьям для бухгалтерии, производства и ПЭО. В этом случае экономист сможет заранее видеть и подтверждать планы работ, подаваемые производственниками, оценивать их целесообразность и стоимость, а также оперативно собирать в общую смету и факт.
Шесть шагов вместо двух
Координация работы вышеуказанных службы, кроме того, помогает решить проблему консолидации первичных данных по всем процессам УК. Иногда это может упускаться, и тогда каждое подразделение предприятия вольно самостоятельно решать, какую методику и инструмент для учета ему использовать. Все это ведет к значительному увеличению трудозатрат (а их цену мы уже оценили), которое легко описать на примере поступления материалов на складе.
Сегодня в отдельных УК учет всех материалов по-прежнему ведется по общим статьям. Это удобно только бухгалтерии, но противоречит Жилищному кодексу, который обязывает управляющие организации вести учет по объектам. Самый очевидный риск здесь – недовольство жильцов, желающих видеть баланс своего дома, а не платить за содержание соседнего. Поэтому для экономической службы УК важно собрать затраты на конкретное здание. Кроме того, когда этого нет, мы наблюдаем процесс следующей протяженности:
Шаг 1. Итак, материалы поступают на склад. Согласно остаткам аналогичной продукции кладовщик оформляет на новую партию отчетную ведомость и использует для этого инструмент, удобный лично для него. Конечно, это может быть и комплексная автоматизированная система, либо пресловутая карточная система, оставшаяся нам в наследство от советских ЖЭКов.
Шаг 2. Готовая отчетная ведомость поступает в пользование следующему участнику процесса – бухгалтерию, у которой свои учетные программы. И привычка к ним порой настолько сильна, что бухгалтер готов каждый раз переносить в нее нужные данные вручную. Час-два – и приход материалов зафиксирован. Бухгалтер готовит исполнителю по ремонтным работам заборную ведомость и отправляет ее материально ответственным лицам (как правило, начальникам ЖЭУ).
Шаг 3. В этот же момент бухгалтер готовит расходный ордер для начальника ПТО, который предварительно подал соответствующую заявку.
Шаг 4. У начальника ЖЭУ, как уже можно догадаться, тоже индивидуальные методы работы. Согласно им он отмечает в заборной ведомости, сколько материалов из пришедших он потратил, и составляет новый документ – акт расходования материалов. Вместе с заборной ведомостью этот акт уходит в планово-технический отдел (ПТО) или экономисту, который уже однозначно ВРУЧНУЮ сверяет расход материалов с установленными нормативами и предварительно составленной сметой.
Шаг 5. Сколько понадобиться экономисту времени, чтобы выполнить весь этот объем работ будет напрямую зависеть от количества материалов и жилых объектов УК. Тем более, что ему еще нужно будет разнести все затраты на прямые и косвенные. Но легко посчитать, что основная нагрузка для него придется на вторую половину года, когда в разгаре текущие и капитальные ремонты. Только потом все документы отправятся обратно – в бухгалтерию на списание, которое будет закономерно оформлено ручным способом.
Шаг 6 – самый абсурдный. Бухгалтерия снова отдает заборную ведомость экономисту или начальнику ПТО. Он разносит материалы и конкретные затраты предприятия – и история с многочасовой ручной работой повторяется.
Что мы видим на этом примере? Четверо участников процесса, четыре разных способа учета, ЧЕТЫРЕХКРАТНЫЙ ввод информации о материалах! Среднестатистический процесс попадания материальных затрат на баланс объекта и обычный учет этих затрат превратились в сложную, запутанную систему. Чтобы собрать такой свод документов, потребуется до 3 дней. А если в управляющую компанию пришли документы одновременно из четырех ЖЭУ…?
Проработает как-нибудь…
Самая большая ловушка с этой связкой бухгалтера, экономиста и производственника состоит в том, что даже в ее отсутствии управляющая компания будет работать. Другое дело, что все ее процессы по учету затрат, подобно примеру с учетом материалов, будут происходить, как минимум до 3-х раз медленнее. Думаю, излишне будет доказывать, что вместо этого можно сократить расходы на сервисные службы, и пустить эти деньги на расширение бизнеса.
Однако согласно собранной нами статистике, по описанным схемам сегодня работает большинство предприятий жилищно-коммунальной отрасли. Все они в состоянии сформировать единую методологию описания статей затрат, и во многом оптимизировать работу с затратами. А результат – корректный анализ и планирование всей деятельности компании.
- Упущенные выгоды (Polina Syrodoy, 29.03.2011 в 13:06)